Ο ρόλος του λογιστηρίου στην σύγχρονη επιχείρηση

Αναμφισβήτητα η καρδιά μιας επιχείρησης είναι το λογιστήριο. Ένα άρτια οργανωμένο λογιστήριο μπορεί να συνεισφέρει  στην έγκαιρη και σωστή λήψη αποφάσεων εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα.

Σε πολλές περιπτώσεις η μη συμμετοχή στην παραγωγή τζίρου και κερδών έχει δημιουργήσει τη λανθασμένη εντύπωση ότι αυτό αποτελεί ένα μη αποδοτικό τμήμα της κάθε επιχείρησης, ένα αναγκαίο έξοδο χωρίς καμία ανταποδοτικότητα. Η επιχείρηση όμως όπως ο κάθε οργανισμός για να επιβιώσει και ν’ αναπτυχθεί πρέπει να παρουσιάζει μία «εσωτερική υγεία», η οποία συνίσταται στη σωστή οργάνωση και προγραμματισμό όλων των διαδικασιών εσωτερικής λειτουργίας και παραγωγής έργου. Σ’ αυτήν την εσωτερική οργάνωση το λογιστήριο και γενικότερα το οικονομικό τμήμα παρουσιάζει έναν κομβικό ρόλο.

Ένα σωστά οργανωμένο λογιστήριο παρέχει εχέγγυα εσωτερικής υγείας, εύρυθμης λειτουργίας των καθημερινών συναλλαγών της κάθε επιχείρησης αλλά και βοηθά στον προγραμματισμό και την τελική υλοποίηση όλων των επιχειρηματικών της σχεδίων για την περαιτέρω ασφαλή ανάπτυξη και πρόοδο.

Ένα ανοργάνωτο λογιστήριο χωρίς σωστές δομές και διαδικασίες μπορεί να προκαλέσει ένα εσωτερικό χάος σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης (σχέσεις με πελάτες, με προμηθευτές, με το δημόσιο, με υπαλλήλους ακόμα κλπ) αποτελώντας μεγάλο βάρος που στην καλύτερη περίπτωση απλά καθυστερεί την παραγωγή έργου και στην χειρότερη μπορεί να υπονομεύει την ποιότητα του παραγόμενου έργου.

Το κυρίως πρόβλημα των μικρομεσαίων επιχειρήσεων έρχεται από τα εσωτερικά στελέχη που αφενός είναι λιγότερο ενημερωμένα και περισσότερο απαθή στις εξελίξεις και αφετέρου είναι επιφυλακτικά στην εφαρμογή σύγχρονων μεθόδων και καινοτομιών ανατρέφοντας και διατηρώντας έτσι έναν εσωστρεφή χαρακτήρα.

Το γραφείο μας, άρτια οργανωμένο, ειδικεύεται στις σύγχρονες λογιστικοοικονομικές μεθόδους, βρίσκεται μέσα στις εξελίξεις έχοντας πρόσβαση σε φρέσκες μοντέρνες λύσεις και η λειτουργία του ταυτίζεται με την καινοτομία.

Ο προιστάμενος ή βοηθός Λογιστηρίου, με τις εξειδικευμένες γνώσεις και δεξιότητες που έχει αποκτήσει κατά την εκπαίδευσή του, εφαρμόζει την λογιστική επιστήμη, με την χρήση του Η/Υ και του εξειδικευμένου λογιστικού λογισμικού πάντα σε συνεργασία με το γραφείο μας. Ειδικότερα εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις της Λογιστικής και του Κ.Β.Σ. (κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων), της φορολογίας, εισοδήματος φυσικών και νομικών προσώπων της εργατικής νομοθεσίας καθώς και την νομοθεσία της κοινωνικής ασφάλισης. Ο ρόλος του μέσα στην οικονομική λειτουργία του κάθε οργανισμού είναι ουσιαστικός. Υποστηρίζει ενεργά την οικονομική λειτουργία με τη βοήθεια της σύγχρονης τεχνολογίας (Η/Υ) και των εφαρμογών της στο περιβάλλον του λογιστηρίου, στα οικονομικά τμήματα και διευθύνσεις των διαφόρων μονάδων της επιχείρησης.

Παραθέτουμε παρακάτω ενδεικτικά μερικές από τις βασικές εργασίες που πρέπει να εκτελούνται σε ένα οργανωμένο λογιστήριο οι οποίες διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση και θα πρέπει να προσαρμόζονται σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες :

• Εκδίδει τα τιμολόγια των πελατών
• Παραλαμβάνει καθημερινά τις εισπράξεις από τους πελάτες  αλλά και από τους πωλητές και εκδίδει τι αντίστοιχο παραστατικό .
• Συγκεντρώνει, ελέγχει και καταχωρεί καθημερινώς:
  • Τα τιμολόγια αγορών
  • Τα τιμολόγια και τις αποδείξεις δαπανών
  • Πληρωμές
  • Τιμολόγια εξόδων εισαγωγών
  • Τράπεζες
  • Προμηθευτές
  • Διαμαρτυρημένα πελατών (σε συνεργασία με εμπορικό και νομικό σύμβουλο).
  • Κάθε παραστατικό που καταχωρείται θα πρέπει να έχει την ένδειξη “ καταχωρήθηκε” και  ν’ αναγράφει  το είδος του λογαριασμού.
• Ελέγχει το ημερήσιο ταμείο, καταχωρεί τις εισπράξεις και τις πληρωμές και ενημερώνει τη Διοίκηση για τυχόν διαφορές, αφού προηγουμένως κάνει τους απαραίτητους ελέγχους.
• Συμφωνεί υπόλοιπα προμηθευτών και πελατών και τους ενημερώνει (τηλεφωνικά & γραπτά) για τυχόν διαφορές.
• Συνδιαλέγεται μηνιαία με τράπεζες για την παρακολούθηση των υπαρχόντων λογαριασμών, την επιβεβαίωση των υπολοίπων και των κινήσεων.
• Προετοιμάζει και καταρτίζει στην αρχή του μήνα πρόγραμμα εισπράξεων και πληρωμών  για τον τρέχων μήνα και το παραδίδει έγκαιρα στη Διοίκηση.
• Ελέγχει τα παραστατικά εξόδων για προμήθειες όλων των τμημάτων και θέσεων της επιχείρησης (προμήθειες υλικών, αναλώσιμων, κλπ.) βρίσκει τυχόν διακυμάνσεις και ενημερώνει την Διοίκηση.
• Τηρεί και ενημερώνει τη λογιστική παρακολούθηση της αποθήκης.
• Αρχειοθετεί σε καθημερινή βάση όλα τα ελεγμένα και καταχωρημένα παραστατικά όχι ομαδικά αλλά αναλυτικά ανά κατηγορία και ανά χρονολογική σειρά. Τηρεί ολοκληρωμένο αρχείο όλων των εγγράφων, δημόσιων και μη, ανά θέμα.
• Μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών σε μηνιαία βάση, τις οποίες και παραδίδει στη Διοίκηση. Επίσης μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών οποτεδήποτε χρειαστεί να ζητηθεί από τη Διοίκηση.
• Συμμετέχει στην διενέργεια απογραφής τέλους χρήσεως
• Καταχωρεί τα απαραίτητα έντυπα για τη μισθοδοσία του προσωπικού. Φροντίζει για την ορθή συμπλήρωση της καρτέλας κάθε νεοπροσλαμβανόμενου ατόμου και την αναγραφή του στο ειδικό βιβλίο νεοπροσλαμβανόμενων.
• Φροντίζει όλες οι μηνιαίες εκκαθαριστικές αποδείξεις εργαζομένων να είναι όλες υπογεγραμμένες προτού αρχειοθετηθούν.
• Ενημερώνει έγκαιρα για κάθε μεταβολή των στοιχείων των εργαζόμενων στην επιχείρηση.
• Μεριμνά για την πληρωμή των ασφαλιστικών εισφορών των κύριων και επικουρικών ταμείων.
• Μεριμνά για την πληρωμή του Φ.Π.Α και  λοιπών έμμεσων Φόρων & Φόρων Εισοδήματος, κατόπιν υπολογισμού του από τον Υπεύθυνο Οικονομικών (εξωτερικού συνεργάτη) , και τη συμπλήρωση των απαιτούμενων εντύπων.

Είναι γνωστό ότι η ανάθεση ολόκληρων ή και επιμέρους εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες (outsourcing) έχει πολλαπλά οφέλη, όπως περιορισμό των λειτουργικών εξόδων , αποφυγή χρονοβόρων διαδικασιών (επαφή με εφορίες ή φορείς του δημοσίου), αποφυγή λαθών που έχει σαν συνέπεια την επιβολή προστίμων και γενικότερα άσκοπης ταλαιπωρίας. To outsourcing μπορεί να καλύψει τις περισσότερες από τις εργασίες μίας επιχείρησης, ξεκινώντας από τις πιο βασικές και φθάνοντας μέχρι πιο εξειδικευμένες.

Η εξωτερική ανάθεση εργασιών αποτελεί πλέον πρακτική για τις περισσότερες μικρές αλλά και μεγάλες επιχειρήσεις αφού παρέχει τη δυνατότητα να επωφεληθούν «αγοράζοντας» εξειδικευμένες υπηρεσίες. Έτσι εκτός από το μειωμένο κόστος, ελαττώνεται το ρίσκο, βελτιώνεται η παραγωγικότητα και αυτό επιφέρει «ηρεμία» στο επιχειρηματικό περιβάλλον  βελτιώνοντας ταυτόχρονα την  ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης

Οι υπηρεσίες μας βασίζονται στην συνεχή παρουσία μας στο πλευρό της επιχείρησης πελάτη, στην εβδομαδιαία προσωπική επαφή των στελεχών της εταιρείας μας με τον επιχειρηματία. Η καθημερινή υποστήριξη με όλες τις μεθόδους επικοινωνίας (τηλέφωνο, φαξ, e-mail, κινητό κλπ) αποτελεί την βάση για την γρήγορη επίλυση προβλημάτων που ανακύπτουν από την καθημερινή λειτουργία του λογιστηρίου της κάθε επιχείρησης